工数削減とエラー撲滅を同時に実現した業務移管

 

当社は全国に店舗を展開しており、正社員のほか、パート・アルバイトを多数雇用しています。

給与計算は本社の人事部で内製しており、複数名の担当者が店舗ごとに分担して処理を行っていました。

雇用形態が多様で、時間帯別の割増や交通費の精算、店舗間の異動に伴う処理などが日常的に発生します。入退社の件数も多く、月次の処理量は相当なものでした。

その結果、給与明細の誤り、交通費の支給漏れ、社会保険の資格取得手続きの遅れといったミスが繰り返し発生し、従業員や店長からのクレームが増えていました。

ミスが起きるたびに原因を調べ、再計算し、説明と謝罪を行う。その対応にさらに工数が取られ、本来の業務が後ろ倒しになるという状態が続いていました。

担当者を増やしても処理量に追いつかず、むしろ引継ぎや確認の手間が増えているという実感がありました。

この状況を改善するため、給与計算・社会保険事務の外注化と、業務そのものの見直しをあわせて行うことを決めました。

 

 

１．問題と課題

 

現状を整理したところ、以下のような問題点が抽出されました。

1. 店舗から本社への情報伝達の経路が複数あり、どの情報が正か判断できない
2. 同じ情報を、勤怠システム・給与システム・管理用Excelに重複して入力していた
3. イレギュラーな支給・控除の処理方法が担当者ごとに異なっていた
4. 勤怠マスタの登録タイミングが遅れ、締め後の修正が常態化していた
5. 入社登録のフローが店舗任せになっており、必要情報が揃わないまま計算に入っていた

ポイントを整理すると、ミスは担当者の注意力の問題ではなく、情報の流れが分岐していることと、イレギュラー処理が標準化されていないことに起因していました。

 

２．業務の引継ぎと現状把握（STEP1：業務把握）

さかえ経営には、まず現行業務の全体像を把握してもらい、そのうえでミスが発生している工程を特定してもらいました。

月次の作業を工程単位に分解し、どの情報がどこから入り、誰が加工し、どこで突合されているかを図に整理しました。

その結果、店舗からの連絡がメール・電話・システム入力の三経路に分かれており、同一の変更が別々のタイミングで届いていることが判明しました。

このうえで、情報の入口を一本化する方針を定め、運用の変更とデータ連携の自動化を並行して進めました。

 

３．BPO開始後の運用（STEP2：BPO開始）

移管後は、勤怠マスタの登録タイミング、入社登録フロー、その他のワークフローの見直しを随時実施しました。

さかえ経営の方針として、「情報の経路を一つにすると同時に、当社側でのデータ作成・加工を極力排除する」という考え方で設計が進められました。

当社が行うのは、店舗から上がってきた情報をそのまま渡すところまでで、給与計算用のデータへの加工はさかえ経営側で行う形です。

また、従業員からの問い合わせの受付、勤怠の確認・締め作業についても対応してもらえたため、本社側の作業は大幅に減りました。

多店舗かつ非正規社員が多い当社にとって、従業員からの直接の問い合わせに対応してもらえることは、想定以上に効果の大きい点でした。

 

４．業務改善の実施（STEP3：BPO業務改善）

 

業務が安定してからは、効率化とエラー撲滅を目的とした改善に着手しました。

イレギュラー対応のフォーマット化を進め、これまで担当者の判断で処理していた例外を、あらかじめ定めた様式と手順に乗せる形に変えました。

あわせて、データ連携フローの大幅な見直しを行い、システム間の受渡しで人が介在する箇所を削減しました。

エラーが発生した場合には、原因と対策を整理して共有する運用が徹底されており、同じ種類のミスが繰り返されることがなくなりました。

 

５．導入後の効果と今後の展開

 

導入後、当社側は最小人数で対応できるようになりました。約600名規模の給与社保業務を、当社の担当者1名で回せる体制になっています。

ミスは大幅に軽減され、従業員や店舗からのクレームもほとんどなくなりました。業務の安定が実現したことが、最も大きな成果です。

今後は、管理会計システムとの連携を図るため、部署・役職管理のオペレーションを徹底していく予定です。

あわせて、人的資本に関するデータ分析についても、整備されたデータを活かして取り組んでいきたいと考えています。