給与社保の事務機能移管による人事部門の役割転換

 

当社は事業の成長に伴って従業員数が増加し、採用、育成、評価制度の整備といった課題が同時に発生している状況にありました。

一方で、人事部門の業務時間の多くは、給与計算、社会保険手続き、年末調整といった定型の事務作業に費やされていました。

人事に関する企画を進めたいという意思はあるものの、毎月の締め処理に追われて着手できない。人員を増やすにしても、増やした人員がまた事務作業に充てられるのでは意味がない。そうした認識が経営と人事部門で共有されていました。

そこで、人事部門の役割を見直し、業務を高度化する前提として、給与計算等の事務作業を外注化することを決めました。

 

１．問題と課題

 

現状分析の結果、以下のような問題点が抽出されました。

1. 人事部門の業務時間が、定型的な事務処理に大きく偏っていた
2. 制度企画や人事データの活用に着手できる余力がなかった
3. 事務処理の担当者と企画担当者の役割が分離されておらず、繁忙期に企画が止まっていた
4. 従業員からの問い合わせ対応が随時発生し、まとまった作業時間が取れなかった
5. システムで対応できない処理が手作業で残り、その分の工数が読めなかった

ポイントを整理すると、人事部門の機能転換には、事務機能を切り出すことと、切り出した後の役割分担を設計することの両方が必要でした

 

２．業務の引継ぎと現状把握（STEP1：業務把握）

さかえ経営には、現状の業務を確認したうえで業務フローを作成してもらい、どの工程を移管し、どの工程を社内に残すかという役割の分担を整理してもらいました。

あわせて、移管後の人員の再配置についても検討を行いました。事務作業から外れる人員を、どの業務に充てるのかを先に決めておく必要があったためです。

この整理を通じて、当社としては「給与計算・社会保険事務・年末調整・従業員からの問い合わせ一次対応」を移管し、「制度企画・人事データの分析・採用・育成」を社内に残すという方針を固めました。

 

３．BPO開始後の運用（STEP2：BPO開始）

 

移管直後は、業務の抜け漏れがないかを確認するため、一定期間、アウトプットを共有する運用としました。

当社側でも計算結果を確認し、双方で突合することでエラーを防ぎました。この並走期間を設けたことで、移管に伴うトラブルはほとんど発生しませんでした。

さかえ経営には、従業員からの問い合わせの受付、勤怠の確認・締め作業まで対応してもらったため、当社側に残る人員を最小限に抑えることができました。

また、システムで対応できる箇所とできない箇所を見極めてもらい、システム対応できない処理については、別データでの管理や別途の計算という工程を組み込む形で設計されました。これにより、手作業が残る部分についても手順が明確になりました。

 

４．業務改善の実施（STEP3：BPO業務改善）

 

運用が安定した後は、効率化を進めるにあたって、システムの見直しの検討と、BPO範囲の見直しを並行して行いました。

移管当初は社内に残していた業務についても、実際に運用してみると外注した方が合理的なものがあり、範囲を段階的に調整しました。

 

５．導入後の効果と今後の展開

 

給与社会保険の人員を削減できたことにより、人事部門の戦略部門化を推進できています。

空いた工数を、評価制度の見直しや育成体系の整備に充てられるようになり、人事部門の役割が実質的に変わりました。

今後は、人事データの分析に本格的に取り組むとともに、さらなる業務削減のため、従業員からの問い合わせ窓口の移管等も検討しています。