現状業務をそのまま引き継ぐことで実現した短期導入

 

当社は事情により、短期間で給与計算・社会保険事務のアウトソーシングを開始する必要がありました。

一般的には、業務の棚卸しを行い、フローを整理し、システムを見直してから外注に移るという段取りになります。しかし当社には、その時間がありませんでした。

複数の事業者に相談しましたが、標準的な導入期間として半年から1年程度を提示されることが多く、当社の希望する時期に間に合わないという回答が続きました。

また、導入にあたって当社側で準備すべき資料の量が多く、その準備自体に数か月かかるという見込みも示されました。

こうした中で、現状の業務をそのまま引き継ぐ形での導入が可能であるという提案を受け、さかえ経営に委託することを決めました。

１．問題と課題

 

現状分析の結果、以下のような問題点が抽出されました。

1. 導入までに確保できる期間が数か月しかなかった
2. 業務の整理・標準化を事前に行う時間がなかった
3. 引継ぎ資料の作成に割ける社内工数が限られていた
4. 導入を急ぐことで、給与支給に影響が出るリスクを避ける必要があった
5. 現行の業務内容が文書として十分に整理されていなかった

ポイントを整理すると、短期導入の障害は業務の複雑さではなく、導入前に整理を求められることそのものでした。

 

２．業務の引継ぎと現状把握（STEP1：業務把握）

 

さかえ経営の方針は明確でした。短期間導入等の事情がある場合には、業務効率化や自社の作業スタンダードを一切考慮せず、まずは当社の現状の業務をそのまま引き継ぐというものです。

実際の業務のオペレーションルール等の確認を行った後、業務の引継ぎを実施しました。

当社に求められたのは、新たな資料の作成ではなく、現に使っている手順書やデータをそのまま提供することでした。整理は受託側で行うという進め方だったため、社内の準備工数はほとんど発生しませんでした。

 

３．BPO開始後の運用（STEP2：BPO開始）

 

短期間での引継ぎであったため、取りこぼしが発生することは当初から前提とされていました。

移管後は、STEP1で取りこぼした作業・工程の確認と、オペレーションの不備の修正を随時行いました。

想定どおり、頻度の低い処理や例外的な取扱いについて、引継ぎ時に把握しきれていなかった論点が出てきましたが、発生の都度、確認と修正を重ねることで、給与支給に影響を出さずに運用できました。

また、エラーやインシデントが発生した場合には、原因と対策を整理して共有する運用が徹底されていました。

 

４．業務改善の実施（STEP3：BPO業務改善）

 

業務が安定した後、あらためて効率化に着手しました。

エラーや非効率なロジック・フローの原因を追究し、効率化等の改善策の考案・提示を受け、順次運用に反映しました。

導入時にあえて手を付けなかった標準化を、この段階でまとめて進めた形です。結果として、「まず移管し、その後に整える」という順序が、当社の事情には適していたと考えています。

 

５．導入後の効果と今後の展開

 

短期間でのBPO導入が実現し、その後の社内体制の見直し等をスムーズに行うことができました。

導入時期を優先したことで、当初の目的であった社内体制の変更を予定どおり進められました。

今後は、事務機能のさらなる削減に向けて業務改善を進めるとともに、人事制度等の見直しにも着手したいと考えています。