手作業とシステム対応の峻別による工数の大幅削減

 

当社が使用していた給与システムは導入から長く、サポート終了の時期が近づいていました。

このタイミングで、システムの刷新とあわせて、給与計算・社会保険事務のアウトソーシングの開始を検討することにしました。

システムだけを入れ替えても、運用が変わらなければ工数は減りません。逆に、運用を見直さずに外注しても、システムの制約がそのまま残ります。両方を同時に見直すべきだと考えました。

一方で、システム選定の知見が社内に十分になく、ベンダーの提案を評価する基準を持てていないという不安がありました。どの機能が実務上必要で、どの機能は使わないのか。その判断ができない状態でした。

そこで、実務を担う立場からの助言を得ながら進めることとし、さかえ経営に相談しました。

１．問題と課題

 

現状分析の結果、以下のような問題点が抽出されました。

1. 既存システムがサポート終了を迎え、刷新が必要な状況にあった
2. システム選定の判断基準が社内になく、提案の評価ができなかった
3. 現行の運用が旧システムの制約に合わせて作られていた
4. どの処理をシステムで行い、どの処理を手作業で行うかの整理ができていなかった
5. システム刷新と外注化を別々に進めると、二度の混乱が生じる懸念があった

ポイントを整理すると、必要だったのは手作業とシステム対応の峻別と、それを踏まえた選定基準でした。

 

２．業務の引継ぎと現状把握（STEP1：業務把握）

 

さかえ経営には、現状の業務とルールを確認してもらったうえで、システム選定のポイントを整理して伝えてもらいました。

そのうえで、手作業で行うべき処理とシステムで対応すべき処理の峻別を行いました。

さかえ経営は顧客に合わせて複数のシステムを扱っているため、それぞれの特性を踏まえた助言が得られました。当社の業務にとってどの機能が実務上必要なのかが具体的になり、ベンダー提案の評価軸を持つことができました。

システムで対応できない部分については、フローを作成することで作業負荷の増大を最小限に抑える方針としました。

 

３．BPO開始後の運用（STEP2：BPO開始）

 

新システムの運用手順を確認した後、BPOを開始しました。

システムの設定が意図どおりに機能しているかを確認するため、システムが算出した結果値についても精査を行いました。新旧のシステムで同一条件の計算を行い、差異が生じた箇所については原因を特定して是正しています。

情報の経路は一本化し、当社側でのデータ作成・加工は極力排除する設計としました。

システム対応できない処理については、別データでの管理や別途の計算という工程を組み込んでもらい、手作業が残る部分についても手順が明確になっています。

 

４．業務改善の実施（STEP3：BPO業務改善）

 

運用が安定した後、システム対応できていなかった部分についてのシステム化を進めました。

導入時点では手作業で残した処理のうち、設定や運用の工夫でシステムに載せられるものを順次移していきました。

最初から完全なシステム化を目指さず、運用の安定を確認してから範囲を広げるという順序を取ったことで、混乱を避けることができました。

 

５．導入後の効果と今後の展開

 

システム刷新の結果、現行業務の工数を大幅に削減することができました。

システムと外注化を同時に見直したことで、旧システムの制約に合わせて作られていた運用そのものを組み替えることができ、効果が大きくなりました。

今後は、人事システム（タレントマネジメント）の導入に向けて、BPOの範囲を整理し、人事データの確実なインプットを目指していきます。