そもそも「給与計算」とは？

給与計算業務とは、従業員に対して支払う賃金の計算のことです。これには、勤務状況や各種手当の合計から給与の総額を求める作業が含まれますが、単に金額を算出するだけではありません。

給与から健康保険料、厚生年金保険料、雇用保険料といった社会保険料や所得税、住民税などの税金を差し引いた手取り額の計算も行います。

通常、この計算は月に1回実施され、給与計算ソフトを利用して自動化している企業も多いです。

給与計算は、従業員への適切な賃金支払いだけでなく、税金や社会保険料の正確な計算と納付を通じて国の事務を代行する重要な業務でもあります。そのため、支給金額の誤りや支給遅延などがないよう、正確な作業が求められます。

下記記事では「給与計算」についてくわしく解説していますのでこちらもあわせてご覧ください。

給与計算に必要な書類・データは？

給与計算を行うためには、どのような書類やデータを用意する必要があるのでしょうか。給与計算に必要な主要な書類を項目別にまとめてみましたので確認してみましょう。

勤怠情報

タイムカードや勤怠管理システムの記録: 従業員の勤務時間、休日、遅刻、早退などの情報が記載されています。これらは給与の基本計算の基礎となります。

税金関連の通知書

住民税課税決定通知書: 地方自治体から送付される通知書で、住民税額が記載されています。

源泉徴収税額表: 所得税の計算に使用します。最新の税額表は国税庁のウェブサイトから確認できます。

社会保険関連の通知書

健康保険・厚生年金保険被保険者標準報酬決定通知書: 保険料の計算基準となる標準報酬月額が記載されています。

保険料額表および保険料率表: 健康保険料や厚生年金保険料の計算に使用します。全国健康保険協会や厚生労働省のウェブサイトで確認できます。

これらの書類は給与計算の正確性を保つために必要な情報であり、特に勤怠情報は給与計算の基本となるため、正確な記録が求められます。

また、税金や社会保険料の計算には、常に最新の法律や基準に基づいた情報が必要となります。各種通知書や公的な情報を適切に管理し、給与計算の際にこれらを参照することが重要です。

個人で給与計算する場合の注意点

給与計算を社内で行う際は、従業員の信頼を損なわないよういつも正確である必要があります。以下に、給与計算時の重要な７つの注意点をまとめてみたのでそれぞれ確認してみましょう。

給与計算を社内で行う場合、上記の点に注意して、従業員が安心して働ける環境を提供しましょう。

下記記事では「賃金支払いの5原則」について詳しく解説していますので、こちらもあわせてご覧ください。

給与計算は代行（アウトソーシング）できる！

給与計算を外注するかどうかは、企業の規模、人員構成、および経営資源の配分によって変化します。以下に外注すべき企業、自分で行うべき企業の特徴をまとめましたので、ぜひ参考にしてみてください。

外注を検討すべき企業

１．従業員数が多い企業

特に10名を超える企業では、給与計算の煩雑さが増すため、外部の専門業者に委託することで、正確性を確保しつつ業務の負担を軽減できます。

２．専門性が求められる場面

給与計算は複雑で専門的な知識を必要とし、法改正への対応も求められます。これらに対応できる人材を内部で育成する余裕がない企業は、リスク回避の観点からも外注が適切です。

３．主要業務への集中が必要な企業

給与計算に時間を割かれ主力業務に支障をきたすような場合、給与計算を外注することで、主要業務に充てる人材を増やすことができます。

自社で行うべき場合

一方で、頻繁に就業規則が変わる場合や、すべての業務を内部で完結させたいと考える企業は、外注よりも内部での処理を検討すべきかもしれません。ただし、その場合でも費用対効果をしっかりと検証することが重要です。

結論

給与計算の外注は、従業員数が増加している、専門的な知識が社内に不足している、法改正への迅速な対応が難しい、などの場合において特に効力を発揮します。

また、給与計算に関わる作業が主要業務を圧迫している場合も、外注を通じてリソースを適切に配分し、企業の成長を促すことが可能です。自社の状況を正確に把握し、最適な選択を行うことが重要です。

アウトソーシングすることによる３つのメリット！

給与計算を外注することは、企業課題への有効な解決策となり得るでしょう。外注により得られる主なメリットを大きく分けて３つにまとめてみましたので紹介します。

１．コスト削減と効率化

給与計算に関わるコストは、人材コストやシステム維持費などがあげられますが、外注を利用することでこれらのコストを大幅に削減することが可能になります。

法改正に伴うシステム更新費用や、専門知識を持つ人材の教育にかかるコストも含めて、アウトソーサーがカバーしてくれます。

２．法令改正への迅速な対応

税制や社会保障関連の法令は年々改正されており、これに対応するためには専門的な知識と情報の更新が必要です。

アウトソーサーは最新の法令変更に常に把握していますので、このような変化にも企業が素早く適応できるようサポートします。これにより、企業は法令遵守のリスクを大きく減らすことが可能です。

３．コアビジネスへの集中

給与計算は重要な業務でありながらも、企業の主要な収益源とは直接関連しないため、この業務に多くのリソースを割くことは避けたいところです。

外注によって、給与計算の定型的な業務から解放されることで、企業はそのリソースを新しいプロジェクトの開発や既存ビジネスの拡大など、より価値の高い活動に注力できるようになります。

給与計算を外注することは、経済的、労務管理的、戦略的な観点において大きなメリットとなり得ます。これにより、企業の生産性向上・効率化を図ることが可能になります。

給与計算をアウトソーシングすることで発生する４つのデメリット

給与計算をアウトソーシングする際には、多くのメリットがありますが、下記のようなデメリットの存在も意識しておく必要があります。自社にとって最適な選択ができるよう、下記にある４つのデメリットを把握しておきましょう。

１．対応できる社員が少なくなる

給与計算のアウトソーシングは、社内での専門知識やノウハウの蓄積の機会を奪ってしまう場合があります。給与計算に関連する労務事項や税制などの知識が社内になくなり、内部で即応できる体制が欠如する可能性があります。

これは、将来的にアウトソーシングをやめたい、あるいは必要に迫られた際に、社内で適切に対応できないというリスクに繋がります。

２．すべてを代行できるわけではない

アウトソーシングしても、勤怠管理や従業員情報の更新など、すべてを外部に委託できるわけではありません。これらの業務は社内で処理する必要があり、場合によってはアウトソーシングによる効率化が想定より下回る可能性があります。

また、アウトソーサーとの連携やデータ提供のために、社内での業務負担が増えることも検討する必要があります。

３．データ漏洩のリスク

個人情報を含む給与データを外部企業に委託することは、情報漏洩のリスクを伴います。アウトソーシング先のセキュリティ対策や情報管理体制が十分でない場合、重大な問題につながる恐れがあります。委託先の選定には、これらのリスク管理策に対する詳細な確認が求められます。

４．代行業者によってアタリ・ハズレがあることも・・・

アウトソーシング先の業務品質は一定ではありません。中には計算ミスを頻発するなど、品質が期待に応えられない場合もあります。そのため、アウトソーシング先を選定する際は、その実績や評判をしっかりと検証し、必要な契約条件を明確にすることが重要です。

これらのデメリットに対して、適切に対策を講じ、事前にリスクを把握しておくことで、給与計算のアウトソーシングを成功に導くことができます。最終的には、企業の具体的なニーズや状況を考慮して、アウトソーシングの利用が最善か自社での処理が最善かを慎重に判断することが必要です。

給与計算は「計算代行（アウトソーシング）」も視野に

給与計算は複雑な上に、従業員数が増えるほど難しく、ミスが許されない作業です。さかえ経営では、東京エリアの企業（200〜1,000名規模）における、給与計算（労務）業務のサポート・代行を行っています。

給与計算のやり方や、計算代行（アウトソーシング）をご検討中の方は、まずはお気軽にご相談ください。