「給与計算をアウトソーシングしても、残業代計算は結局自社でやるのでは？」こんな不安を抱えていませんか？

毎月月末の残業時間集計で深夜まで作業、法改正のたびに計算ロジックを見直す手間。

実際、アウトソーシング先によって残業対応の範囲は大きく異なります。

多くの会社では残業申請の受付や集計は自社業務として残りますが、さかえ経営なら違います。

残業申請から残業代計算・支給まで実務を一貫してお任せいただけます。担当者は承認・確認のみです。

残業代の計算が発生すると面倒な4つの理由

残業が発生すると、給与計算において様々な面倒な作業が発生します。

残業申請の受付から承認、集計、複雑な残業代計算、そして法改正への対応まで、担当者には多くの業務が降りかかります。

ここでは、残業対応で担当者が直面する4つの具体的な面倒を解説します。

1. 残業申請の受付と承認で毎日処理が発生

労働基準法に基づき、36協定を前提として、多くの企業では残業に事前申請・承認のルールを設けています。

実務上、紙の場合は残業申請書を提出し、上長の判子をもらって人事部へ提出というフローが典型的です。

社員数×申請件数分の処理が発生するため、従業員が多い企業では大きな負担になります。

クラウド勤怠システムを導入していない企業では、紙やメールで申請を受け付け、それを手作業で集計する必要があります。

承認漏れや申請の差し戻しも頻繁に発生し、人事担当者は毎日対応に追われることになります。

2. 月末に集中する残業時間の集計作業

多くの企業が紙やExcelで勤怠管理をしているのが実態です。

手作業集計には、月末の集計作業が大変、勤怠データが部署ごとにバラバラ、Excel関数ミスで集計が狂うという3つの問題点があります。

締め日後の限られた期間に膨大なデータ処理が集中します。

100人規模でも締め処理に2~3日かかり残業続きという企業も少なくありません。

部署ごとに異なるフォーマットで提出されるデータを統一フォーマットに手作業で入力し直すケースもあり、転記ミスのリスクも高まります。

給与支給日が迫る中、時間との戦いになるのが月末の実態です。

3. 法定内外・深夜・休日で変わる複雑な残業代計算

残業代の計算が特に複雑で、担当者を悩ませます。

法定内残業と法定外残業の違いを理解する必要があり、割増率も複雑です。

これらの割増率を正確に適用するには、まず労働時間を区分して集計し、それぞれに該当する割増率を掛けて計算する必要があります。

複数の条件が重なる場合（例：法定外残業が深夜にかかる場合）の計算は特に複雑で、手作業では見落としやすいのが実情です。

固定残業代制度を採用している企業も注意が必要です。

固定残業代に含まれる時間を超えた場合、超過分を追加で支払う必要がありますが、この超過分の計算を見落とすミスが頻繁に発生しています。

固定残業時間が従業員ごとに異なる場合や、通常の残業代計算と固定残業代の差分計算を手動で行う必要がある場合、特にミスが起こりやすくなります。

4. 頻繁な法改正への対応と計算ロジックの見直し

残業に関する法改正は頻繁に行われており、その都度計算ロジックを見直す必要があります。

直近では2020年4月に残業代請求の時効が2年→3年に延長、2023年4月に中小企業も月60時間超の割増率50%が適用されました。

出典：厚生労働省｜未払賃金が請求できる期間などが延長されています

出典：厚生労働省｜月60時間を超える時間外労働の割増賃金率が引き上げられます

法改正対応のためのソフト更新料や再設定の手間が発生し続けるのが実務的な負担となっています。

法改正への対応をおろそかにすると法違反になり得ます。

給与計算システムの設定変更だけでなく、就業規則の見直し、従業員への周知、過去の計算ミスがないかの確認など、法改正対応には多岐にわたる作業が必要です。

専任の担当者がいない中小企業では、法改正情報のキャッチアップ自体が大きな負担になっています。

残業代の計算を自社で続ける3つのリスク

残業代の計算対応は面倒なだけでなく、自社で続けることには様々なリスクが潜んでいます。

計算ミスによる未払い賃金請求、法改正対応漏れによる労基署からの是正勧告、担当者の退職による業務停止など、企業経営を脅かすリスクが存在します。

ここでは、多くの企業が抱えている3つの主要なリスクを具体的に解説します。

従業員とのトラブル・労使紛争のリスク

計算ミスや支払い漏れが発生すると、担当者は従業員から直接クレームを受ける立場になります。

「なぜ残業代が少ないのか」「計算が間違っているのでは」と問い詰められ、その対応に追われることになります。

未払いが発覚した場合、従業員からの信頼は失われ、「わざと少なく計算したのでは」と疑われる可能性もあります。

現在は過去3年分まで遡って請求可能で、月1万円の計算ミスでも3年×1万円=36万円のまとめ請求につながります。

退職者が労働基準監督署に申告したり、弁護士を立てて請求してくるケースも増えており、担当者は矢面に立たされます。

自分のミスが会社に大きな損失を与える可能性があるというプレッシャーは相当なものです。

従業員との関係が悪化すれば、日々の業務でも気まずい思いをすることになり、担当者の精神的な負担は計り知れません。

労基署の調査・是正勧告・企業イメージ損失のリスク

従業員からの申告や定期監督で労働基準監督署の調査が入ると、担当者は調査の最前線に立つことになります。

労基署の調査官から「計算の根拠を示してください」「この処理は何を根拠にしていますか」と詳しく質問され、その場で説明しなければなりません。

法改正対応の漏れがあれば、「なぜ対応していなかったのか」と追及され、経営層からも「なぜ教えてくれなかったのか」と責任を問われます。

是正勧告を受ければ、改善報告書の作成、未払い分の再計算、経営層への説明など、膨大な追加業務が発生し、通常業務と並行して対応しなければならず、担当者の負担は限界を超えます。

書類送検や企業名公表となれば、自分の管理不足が会社の信用を失墜させたという重い責任を感じることになります。

担当者の退職・休職による業務停止のリスク

給与計算業務は秘密情報を扱うため、限られた担当者のみが対応し、属人化しやすい業務です。

特に残業代の計算は複雑で、割増率の種類、固定残業代の扱い、端数処理のルールなど、担当者の頭の中にある独自のノウハウに依存している状態が多いです。

担当者の急な退職や休職で業務が滞るケースが非常に多く、給与支払いが止まれば企業の信用問題に直結します。

給与支払いは一日たりとも遅延が許されないため、「担当者がいないから給与計算できない」という事態は絶対に避けなければなりません。

バックアップ体制を整えることが理想ですが、中小企業では人員的余裕がなく、実際には対策が取れていないのが現状です。

引き継ぎが不十分なまま前任者が退職すれば、新任者は残業代の計算方法や自社独自のルールを一から理解しなければならず、手探りで対応せざるを得ません。

その結果、ミスのリスクが一気に高まり、前述した従業員とのトラブルや労基署対応のリスクにもつながります。

給与計算を自社で行うリスクについて詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

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アウトソーシングで得られる3つの安心

前のセクションでお伝えしたリスクは、アウトソーシングによって解消できます。

専門家による正確な計算、法改正への確実な対応、属人化の解消など、アウトソーシングには自社で対応する場合にはない大きなメリットがあります。

ここでは、残業代計算のアウトソーシングで得られる3つの安心をご紹介します。

専門家による正確な計算で法的リスクから解放

専門家による計算で、計算の正確性が大幅に向上します。

専門家は労働基準法や労働関係法令に精通しており、法定内外の区別、割増率の適用、端数処理など、複雑な計算ルールを全て正確に処理できます。

アウトソーシング先は複数人のチェック体制や最新システムを整えているため、個人でExcel管理するより格段にミスが減ります。

担当者が一人で計算していると、見落としやミスがあっても気づかないまま進んでしまいますが、専門家の複数チェックがあれば、異常値や計算ミスを早期発見できます。

従業員からのクレームや労基署対応のリスクから解放され、担当者の精神的負担が大幅に軽減されます。

法改正も確実に反映・担当者の対応負担を大幅軽減

法改正への対応は、専門家が全て行います。

税制や社保の法令は毎年のように改正されますが、アウトソーシングなら専門家任せで担当者の負担が減ります。

自社で対応する場合、法改正情報のキャッチアップ、社内調整、システム設定変更、就業規則の見直し、従業員への周知など、膨大な作業が発生します。

アウトソーシング先は法改正を常にモニタリングしており、施行日に合わせて計算ロジックを確実に切り替えます。

「知らないうちに法令違反していた」という事態を防ぎ、労基署対応のリスクから解放されます。

担当者は法改正を気にする必要がなくなり、本来の業務に集中できます。

担当者不在でも業務継続・属人化リスクを解消

アウトソーシングにより属人化が解消し、給与計算業務が特定の担当者に依存しない体制を作れます。

自社で対応する場合、担当者の頭の中にあるノウハウや独自のルールが、その担当者がいなくなると失われてしまいます。

アウトソーシング先では、業務手順やルールが文書化・システム化されており、担当者が変わっても同じ品質で業務が継続されます。

複数人のチーム体制で対応するため、誰かが休んでも他のメンバーがカバーし、給与計算が止まることはありません。

担当者の退職や休職で業務が止まるリスクから解放され、急な人員変動にも柔軟に対応できる安心感が得られます。

引き継ぎの負担もなくなり、担当者が安心して休暇を取れる環境になります。

 

アウトソーシングについて詳しく知りたい方は以下記事をご覧ください。

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さかえ経営なら残業も完全対応できる！

では、さかえ経営の「完全対応」とは、具体的にどこまで対応できるのでしょうか。

さかえ経営では、残業対応において以下のような完全サポートを提供しています。

残業申請の受付から集計、計算、支給まで一貫してサポートします。

従業員からの残業申請は、さかえ経営が直接受け付けるか、勤怠システムと連携して自動取得します。

自社でやることは上司による承認だけ。それ以外の面倒な作業は全てお任せいただけます。

紙のタイムカード、Excel、勤怠管理システム（KING OF TIME、ジョブカン、SmartHRなど）、あらゆるデータ形式に対応しており、導入時に新しいシステムを導入する必要はありません。

法定内外の区別、固定残業代、深夜・休日割増など、複雑な残業代計算も全て正確に処理します。

変形労働時間制や法改正にも対応し、法的に正確な計算を提供します。

まとめ：残業代トラブルを防ぐために

給与計算で残業が発生すると、申請受付・集計・計算・法改正対応など様々な面倒な作業が発生し、アウトソーシング先によって対応範囲は大きく異なります。

さかえ経営の完全対応なら、残業申請の受付から集計、計算、支給まで一貫してサポートします。

法定内外の区別や深夜休日割増などの複雑な計算も専門家が正確に処理し、法改正にも確実に対応します。

神奈川県横浜市を拠点に、1,240社以上の企業の給与計算を完全サポートしてきた実績があります。

まずは無料相談で、現在のお悩みをお聞かせください。

御社の残業管理の状況や給与体系に合わせた最適なプランをご提案します。