【専門家が教える】給与計算は代行依頼してOK!アウトソーシングのメリット・デメリットを解説!
最終更新日:2024.04.23
目次
そもそも給与計算とは?
給与計算は、従業員が実際に手にする給料(手取り額)を計算することをいいます。
給与計算は勤務時間や手当などに基づいた総支給額の決定はもちろん、健康保険料、厚生年金保険料、所得税、住民税などの社会保険料や税金を差し引く作業が含まれます。
給与計算を行う際は、各種控除項目に対する詳細なルールや法律を正確に理解し、適用する必要があります。この業務は、従業員に対して適正な給与を支払い、税金や社会保険料の徴収・納付を含む国の事務を代行するという重要な役割を担っています。そのため、給与計算は表面的には単純な計算業務に見えますが、実は従業員の生活を支え、社会システムを維持するための根幹を成す業務です。
給与計算を外注するメリットは4つ!
給与計算をアウトソーシングすることには、企業にとって多くの利点があります。ここでは、給与計算の代行によって得られる主要なメリットを4つに分けて、分かりやすく説明します。
1. コスト削減
給与計算のアウトソーシングは、人件費やシステム維持費など、給与計算に関連する様々なコストを削減する効果があります。自社で給与計算を行う場合、給与計算専用のソフトウェアの導入費用、月額使用料、更新料などが発生します。また、専門知識を持った担当者の人件費や研修費も必要となります。これらのコストをアウトソーシングによって削減し、企業はトータルでコスト削減を実現することが可能です。
2. 労務の方が”行うべき業務”に集中できる
アウトソーシングによって、給与計算というノンコア業務から解放され、企業はコア業務への集中が可能となります。給与計算業務に割かれていた時間とリソースを、より企業の成長や競争力向上に直結する業務に充てることができるようになります。これにより、企業価値の向上に貢献することが期待できます。
3. 担当者が退職するなどの”もしも”の場合に備えられる
給与計算は専門的な知識が必要な業務であり、特定の担当者に業務が集中するというリスクがあります。代行を利用することで、担当者が退職するなどの”もしも”の場合を防ぎ、担当者の負担を軽減することができます。また、繁忙期における人員の確保にも悩まされることがなくなり、業務の効率化が図れます。
4. 法令改正への対応力
給与計算に関わる法令は頻繁に改正されます。自社でこれらの改正に対応するには、常に最新の情報を追いかけ、担当者の研修を行う必要がありますが、これには相応のコストと時間がかかります。代行業者は、最新の法令改正に対応したサービスを提供するため、これらの課題から企業を解放し、常に適切な給与計算が可能となります。
給与計算のアウトソーシングは、コストと効率の両面で企業にメリットをもたらします。特に給与計算の専門性が高く、常に変化する法令に対応する必要がある現代において、多くの企業にとって魅力的な選択肢と言えるでしょう。
外注のデメリット(注意点)は?
給与計算を外部に委託することのデメリットとしては、まず、自社内でのノウハウの蓄積が期待できないことです。給与計算に関わる専門知識を持つ人材が社内にいなくなるため、将来的に社内で給与計算を行いたくなった時に困難に直面する可能性があります。ノウハウの不在は、給与計算を社内で完結させたい場合に特に問題となります。
次に、業務負担が完全になくなるわけではない点です。給与計算の一部を外注しても、勤怠管理や従業員情報の更新など、委託しづらい業務が残り、結局のところ内部での作業負担が残ってしまいます。さらに、外注業者とのやり取りが増えることで、コミュニケーションコストが増加する可能性もあります。
最後に、データ漏洩のリスクがあります。従業員の個人情報を含む重要なデータを外部の業者に委託することで、そのデータの安全性は外部業者のセキュリティ管理に依存することになります。そのため、委託先のセキュリティ対策が十分であるかを事前に確認する必要があります。
これらのデメリットは、外注を検討する際に十分に考慮する必要がある点です。給与計算の代行を依頼することで得られるメリットと、上記のデメリットを天秤にかけて判断することが重要となります。
外注の費用相場ってどれくらい?
給与計算を代行を依頼する際の費用相場は、提供されるサービスの範囲によって大きく異なります。ここでは、給与計算のみの代行の依頼から、年末調整や社会保険関連業務を含めた全面的な代行の依頼までの費用相場を、明確に分けて解説します。
給与計算のみを外注する場合
給与計算のみの代行を依頼する場合、従業員が10人から50人規模の企業では、月額4万円から6万円が一般的な費用相場となります。
この費用には、基本的な給与計算業務(タイムカードの集計、残業代、社会保険料・雇用保険料・所得税・住民税の計算)が含まれます。なお、初期設定費用が別途必要な場合もあるため、契約前には確認が必要です。
年末調整や住民税更新を含む場合
年末調整や住民税更新など、給与計算以外の業務も代行を依頼する場合、費用は跳ね上がります。従業員数が10人から50人規模の企業で、これらのオプションサービスを含めると、10万円から20万円程度の追加費用が見込まれます。これは、年末調整や住民税更新作業は、より複雑になるためです。業務の範囲が拡大すれば、それに伴い費用も増加するのが一般的な傾向です。
サービス内容を選ぶ際の気をつける点
給与計算業務の外注の依頼を検討する際は、サービスの内容と費用をしっかり比較検討することが重要です。給与計算のみを外注する場合は比較的低コストで済みますが、年末調整や住民税更新などの追加サービスを利用すると費用は増えます。
しかし、これらの業務は手間がかかり負担が大きいため、コストと効率を考慮して最適なサービスプランを選択することが重要なポイントとなります。
給与計算のアウトソーシングは、業務の負担軽減やコスト削減に役立つ一方で、サービスの範囲や料金、提供会社の選定には注意が必要です。自社の規模や必要とするサービス内容を正確に把握し、複数の代行会社の提案を比較検討することが、最適なパートナー選びにつながります。
下記記事では「社労士と税理士の違い」について解説していますので、こちらもあわせてご覧ください。
給与計算は「計算代行(アウトソーシング)」も視野に
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